В среднем малом бизнесе владелец или руководитель обычно берет на себя ответственность за потребности компании в бухгалтерском учете.
Поначалу это имеет смысл. Когда вы стремитесь запустить новое предприятие с нуля, ресурсы часто ограничены, и просто нет причин испытывать трудности или тратить деньги на наем преданного делу сотрудника для управления финансами компании. Однако по мере роста операционной деятельности наступит день, когда потребности бизнеса в бухгалтерском учете превысят возможности владельца.
По правде говоря, растущие предприятия проходят несколько различных этапов, когда дело доходит до их потребностей и практики ведения бухгалтерского учета. Знание того, что это за сотрудники и какой тип персонала требуется на каждом конкретном этапе, жизненно важно для обеспечения надлежащего функционирования бизнеса и предотвращения любых неприятных финансовых сюрпризов.
Чтобы помочь предприятиям любого размера принимать эти важнейшие кадровые решения, вот руководство по различным этапам финансовой жизни растущего бизнеса после того, как владелец-бухгалтер начнет работать, и кто им понадобится для управления ими.
Этап бухгалтера
Опрос владельцев малого бизнеса показал, что 58% из тех, кто тратит 60 и более часов в неделю, назвали ведение бухгалтерского учета своей самой изматывающей задачей. Одного этого достаточно, чтобы точно показать, когда для владельца настало подходящее время передать контроль над бухгалтерскими книгами компании преданному делу сотруднику. По большей части, это когда малому бизнесу следует нанимать бухгалтера на неполный или полный рабочий день, по мере необходимости.
Бухгалтер будет выполнять функцию финансового регистратора, оставляя финансовую стратегию по-прежнему под контролем владельца. Однако он принесет знания, которые помогут бизнесу в следующих областях:
- Начисление заработной платы, удержание налогов и страхование
- Мониторинг ежемесячных расходов и предотвращение ненужных трат
- Поддержание актуальности всей кредиторской задолженности
- Подготовка налоговых форм и осуществление необходимых платежей в соответствующие налоговые органы
Вообще говоря, предприятию понадобится бухгалтер по истечении полного года работы. Однако, если бизнес быстро расширяется сразу после запуска, это время может быть значительно сокращено.
Еще одна вещь, которая может сэкономить время при ведении бухгалтерского учета, — это автоматизация отчетов о валютных операциях и их подачи. Эксперты NICE Actimize говорят, что фирмы с устаревшими системами и трудоемкими процессами не в состоянии действовать быстро и точно сообщать о проблемах, им грозят штрафы и репутационный ущерб за несоблюдение требований. Используя программное обеспечение для отслеживания обменных курсов и автоматического создания отчетов, предприятия могут избежать необходимости вручную обновлять свои записи и снизить вероятность человеческой ошибки.
Этап контролера
Следующая финансовая фаза, в которую вступает типичный бизнес, наступает, когда у владельца больше нет времени или опыта, чтобы оставаться единственным лицом, принимающим финансовые решения в бизнесе. На этом этапе принято расширять штат бухгалтерии компании, чтобы разгрузить работу. Расширение обычно включает выделенного сотрудника, который занимается кредиторской задолженностью, еще одного сотрудника, отвечающего за дебиторскую задолженность, и менеджера отдела, известного как контролер. Контролер берет на себя роль управляющего персоналом бухгалтерии, но также предоставляет информацию и анализ финансов компании руководству, включая владельца.
Они также установят контроль запасов и проведут аудиты внутреннего контроля, чтобы предотвратить мошенничество, кражу и другие неправомерные действия.
Типичный контролер будет иметь около десяти лет профессионального опыта и степень бакалавра в области управления бизнесом или бухгалтерского учета. Они также часто являются одними из первых менеджеров, нанятых в растущей компании.
Вам также может понадобиться опыт квалифицированного CPA для проведения финансового аудита и других услуг по обеспечению достоверности. Для этого разумно нанять CPA, потому что они следуют определенному кодексу этических стандартов.
Этап ФИНАНСОВОГО директора
Окончательное развитие финансовых операций типичного бизнеса происходит, когда они достигают такой степени, что им требуется преданный своему делу профессионал для разработки перспективной финансовой стратегии, которая выведет организацию на следующий уровень успеха. Этот человек известен как финансовый директор (CFO). После приема на работу финансовый директор берет на себя ответственность за все аспекты финансовых операций компании, отчитываясь перед владельцем, генеральным директором или советом директоров, в зависимости от структуры бизнеса.
Однако их работа выходит далеко за рамки этого. Финансовый директор также имеет прямое влияние на функционирование бизнеса, имея право вето на общие расходы. Согласно Novo Executive Search and Selection, за последние годы эта роль также значительно изменилась: от традиционного составителя бюджета и прогноза к роли стратегического лидера.
Например, в сферу компетенции многих финансовых директоров стало входить понимание последних достижений в области финтеха и широкого круга вопросов, связанных с устойчивым развитием, цифровым управлением рисками и управлением активами.
Процветающее предприятие
В течение нескольких периодов существования бизнеса возникнет необходимость в адаптации для поддержания высокого уровня финансового контроля и управления. Любой бизнес, который растет до уровня, при котором возникает необходимость нанять финансового директора, может быть уверен, что он хорошо справлялся с работой и принимал правильные решения на этом пути.
Однако до этого дня владельцы бизнеса и менеджеры должны позаботиться о том, чтобы всегда передавать финансы компании в руки нужных людей в нужное время.
Невыполнение этого требования может затормозить рост бизнеса, а в крайних случаях даже привести к краху. Теперь, когда понятны этапы финансового роста, а также какие специалисты необходимы для их решения, все зависит от исполнения, что в первую очередь должно быть специальностью любого хорошего предпринимателя.
Вот преимущества использования программного обеспечения для автоматизации AP:
Осваивайте цифровые технологии
Современные или цифровые технологии — это инновационные решения по сравнению с традиционными методами бухгалтерского учета, которые могут сопряжены с риском человеческих ошибок. Использование передовых технологий может помочь вам улучшить свои бизнес-операции без дорогостоящих периодических затрат.
Самое время использовать цифровые технологии при модернизации бухгалтерского учета вашего предприятия. Используя программное обеспечение для автоматизации AP, вы можете снизить нагрузку на 80 процентов кредиторской задолженности вашего предприятия. Таким образом, ваши сотрудники бухгалтерии могут сосредоточиться на других важных вещах при ведении вашего бизнеса.
Вот преимущества использования программного обеспечения AP automation:
- Использование программного обеспечения AP Automation упрощает весь процесс расчетов с кредиторами, обеспечивая бесперебойную бизнес-работу.
- Ваш бизнес может быстро расширяться без найма дополнительных сотрудников, что помогает при составлении бюджета.
- Это сокращает операционные трудности с кредиторской задолженностью и позволяет удобно масштабировать кредиторскую задолженность бизнеса.
- Программное обеспечение AP automation автоматически обрабатывает счета-фактуры с большей точностью, чем выставление счетов вручную.
- Технология машинного обучения устраняет ошибки, повышая уровень знаний и навыков ваших сотрудников.
- Интегрируйте свою систему планирования ресурсов предприятия (ERP) с подробными отчетами по транзакциям и выверке.
- Обеспечьте соблюдение налогового законодательства вашим бизнесом, исключив комплаенс и финансовые риски.
- Улучшите рабочие процессы утверждения, журналы аудита и процессы оформления заказов на покупку.
Другие цифровые технологии для улучшения бухгалтерского учета вашего предприятия позволяют вашим сотрудникам проходить непрерывное обучение с помощью электронного обучения. Провайдеры онлайн-курсов и академии предлагают краткосрочные курсы или модули электронного обучения. Кроме того, вы можете создавать электронные учебные материалы для своей компании, используя онлайн-платформы.
Заключение
Чтобы гарантировать точность всех данных и избежать дорогостоящих ошибок, самое время повысить квалификацию персонала бухгалтерии вашего предприятия. Вы же не хотите рисковать своим бизнесом из-за человеческих ошибок в бухгалтерском учете или пропущенных данных. Наличие финансового менеджмента высокого уровня, внедрение бухгалтерского программного обеспечения и других цифровых технологий, а также разработка эффективной финансовой стратегии — это лишь некоторые способы помочь вам достичь ваших бизнес-целей.